Pracownicze Plany Kapitałowe

,,PPK a system kadrowo-płacowy” to z pewnością temat, który interesuje coraz więcej pracodawców. Dlaczego? W styczniu i lipcu 2020 roku do programu PPK przystąpiły kolejne firmy – a więc kolejni pracodawcy, stojący przed wyzwaniem prawidłowego wdrożenia i kolejni pracownicy, zobowiązani do zapoznania się z jego zasadami. My mamy sposób, by uratować z opresji jednych i drugich! Dla pracodawców mamy wskazówki, jakie funkcje powinien posiadać ich system kadrowo-płacowy, a dla pracowników skarbnicę wiedzy o PPK w postaci e-booka. Szczegóły poniżej.  

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?

Żeby omówić temat PPK warto zacząć od wyjaśnienia, czym właściwie są Pracownicze Plany Kapitałowe. To powszechny system oszczędnościowy, który ma na celu odkładanie środków na emeryturę. Pieniądze mają być gromadzone z wpłat dokonywanych przez pracowników, ich pracodawców, a także przez państwo.

Program zakłada, że zgromadzone środki będzie można wypłacić po 60 roku życia. Przepisy jednak regulują przypadki, w których ktoś chciałby wypłacić pieniądze wcześniej.

Pracownicze Plany Kapitałowe – od kiedy?

Termin, w którym obejmie Cię program PPK – zależy od wielkości Twojej firmy.

Od 1 lipca 2019 r. do programu oszczędnościowego należą firmy, które zatrudniają powyżej 250 pracowników.

1 stycznia 2020 r. do programu przystąpiły firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników.

W której grupie znajduje się Twoja firma?

PPK w pigułce

Chcesz dowiedzieć się więcej o PPK? Pobierz naszego e-booka, który jest skarbnicą wiedzy w tym zakresie. Razem – bez żadnych wątpliwości – możemy przejść przez procedury, terminy i formalności. Nie daj się zaskoczyć przepisom prawnym i bądź na bieżąco!

E-book. Sezamie, otwórz się! Czyli skarbnica wiedzy o PPK

9 funkcji, które powinien posiadać Twój system kadrowo-płacowy do obsługi PPK

Mamy nadzieję, że Twoja potrzeba informacji została zaspokojona po przeczytaniu naszego e-booka o PPK, ponieważ poświęciliśmy godziny, analizując ustawę – by następnie przedstawić Ci wszystko w pigułce, a do tego w jasny i konkretny sposób. Teraz – wyposażeni w niezbędną wiedzę –przygotujmy Twoją firmę i Twój dział kadrowo-płacowy na wdrożenie przepisów o PPK.

Po pierwsze, system kadrowo-płacowy.

Nie wystarczy go mieć. Musi on posiadać odpowiednie funkcje, by spełniać przepisy zawarte w ustawie – i uwzględniać wszelkie przypadki. Bo jak wiemy z doświadczenia – ilu zatrudnionych ludzi, tyle przypadków. A przecież nie chcemy zostawić Cię z tym samego.

Poniżej funkcje, które powinno posiadać DOBRE oprogramowanie kadrowo-płacowe.

1. Zbiorcze zapisywanie pracowników do programu.
   System musi uwzględniać, a właściwie rozróżniać trzy grupy pracowników.
   Podział:
   – Pracownicy między 18 a 54 rokiem życia – należą do programu automatycznie – żeby się z niego wypisać, muszą złożyć wniosek.
   – Pracownicy między 55 a 70 rokiem życia – są dopisywani dobrowolnie – po złożeniu pracodawcy wniosku.
   – Pracownicy powyżej 70 roku życia – są dopisywani dobrowolnie – po złożeniu pracodawcy wniosku – pod warunkiem, że wniosek ten złożyli przed osiągnięciem tego wieku. Wówczas przekroczenie tego wieku, nie powoduje wypisania z programu oszczędnościowego.
   Oprogramowanie powinno kontrolować wiek pracowników. iPersonel tworzy listę pracowników z uwzględnieniem trzech powyższych grup. Dzięki temu masz pod kontrolą grupę pracowników, którzy należą do programu oszczędnościowego.
2. Tworzenie listy pracowników, których obejmuje PPK.
   Kto należy, a kto nie. W iPersonel na życzenie klienta stworzyliśmy możliwość tworzenia listy pracowników, dzieląc ich na grupy:
   – Pracownicy, których pracodawca ma obowiązek zgłoszenia uczestnictwa (minimum trzymiesięczny staż pracy, uwzględniając 12 poprzednich miesięcy).
   – Pracownicy, którzy nie mają już obowiązku uczestnictwa (powyżej 55 lat, zgłoszeni do PPK przed ukończeniem tego wieku).
   – Pracownicy, których ponownie należy zgłosić do programu (po 4 latach od rezygnacji).
   – Pracownicy, którzy uczestniczą, dołączyli lub zrezygnowali w danym okresie z PPK.
   Nasz system kadrowo-płacowy automatycznie uwzględnia wiek, a także oblicza staż pracy, prezentując odpowiednie nazwiska do potrzebnego raportu.
3. Naliczanie składek podstawowych i dodatkowych.
   To, co system przede wszystkim powinien robić – to prawidłowo naliczać składki. W skrócie – tutaj nikt nie chce żadnych błędów i pomyłek, prawda?
   Dla przypomnienia:
   
   Pracownik może dokonać wpłaty mniejszej niż 2% wynagrodzenia w przypadku, gdy jego dochód miesięczny będzie równy lub niższy niż 120% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.
4. Generowanie raportów z naliczania wpłat.
   Pracodawca jest zobowiązany do obliczenia i dokonywania wpłat na rzecz PPK. Przede wszystkim, musi dopilnować, by wpłaty do wybranej instytucji finansowej, zarządzającej PPK, były dokonywane terminowo. Co więcej, jest także zobowiązany do przekazywania jej raportów, a konkretnie wykazu osób, które przystąpiły do PPK – wraz z wysokością wpłat podstawowych i dodatkowych, które zadeklarowali uczestnicy.
5. Obsługa wniosków o rezygnację lub ponowne dokonywanie wpłat.
   System powinien uwzględniać wnioski pracowników o zaprzestanie lub ponowne pobieranie składek na PPK. Użytkownicy powinni mieć możliwość swobodnego dodawania i usuwania pracowników z listy osób objętych programem Pracowniczych Planów Kapitałowych.
6. Automatyczne zapisanie pracowników do PPK – po 4 latach od rezygnacji.
   Jeśli pracownik złożył wniosek o rezygnację z uczestnictwa w PPK, to po upływie 4 lat pracodawca powinien zapisać go do ponownego udziału i odprowadzać za niego składki. Chyba, że pracownik ponownie złoży wniosek o niedokonywanie wpłat na rzecz Pracowniczych Planów Kapitałowych.
   System kadrowo-płacowy powinien automatycznie obliczać czteroletni przedział czasowy i zapisywać pracowników do programu po upływie tego czasu. W ten sposób pracodawcy zaoszczędzą mnóstwo czasu, ponieważ nie muszą sprawdzać każdego pracownika indywidualnie. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w firmach, które zatrudniają wielu pracowników.
7. Komunikacja z instytucją finansową.
   Tak jak wspominaliśmy wcześniej, pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników zainteresowanych PPK, a następnie dokonuje za nich wpłaty. Musi przekazywać jej również raporty na temat naliczonych składek, a także być z nią w stałym kontakcie w przypadku rejestracji lub rezygnacji z programu danych pracowników.
   Z kolei instytucja musi poinformować pracodawcę o tym, że pracownik zaczął wypłacać zgromadzone fundusze. Sprawna komunikacja na tej linii jest wskazana.
   iPersonel jest zgodny ze standardem Grupy Projektowej PPK. Oznacza to, że zapewnia sprawną wymianę danych dotyczących PPK pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową. Jest to możliwe dzięki przyjęciu uniwersalnych formatów wymiany danych.
8. Przechowywanie oświadczeń.
   Żeby formalności stało się za dość – system musi przechowywać wszelkie wnioski, deklaracje i oświadczenia. Na przykład wniosek o wpłatę dodatkową, czy deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w PPK.
9. Ochrona danych osobowych.
   Z danymi to zawsze delikatna sprawa – jedne są wrażliwe, drugie mniej – a i tak trzeba na nie uważać. 😉 Każde należy chronić, a przede wszystkim zapewnić im taką opiekę, by spełniała wymogi RODO. Gdy przechowujesz dane, to jako administrator, musisz zapewnić im odpowiednie bezpieczeństwo i sprawić, by osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Z kolei, jeśli przekazujesz dane – to tylko w granicach, które wyznacza Ci ustawa.
   Z dobrym systemem kadrowo-płacowym nie musisz się martwić o kwestie bezpieczeństwa, bo technologia powinna zagwarantować nietykalność danych poprzez certyfikaty bezpieczeństwa, klucze podpisu kwalifikowanego czy zabezpieczenia samej serwerowni.
   System powinien dać tylko upoważnionym osobom dostęp do danych, możliwość ich modyfikacji i przekazywanie tych, które są wymagane na podstawie ustawy.

PPK a system kadrowo-płacowy. Moduł PPK w iPersonel

iPersonel posiada moduł PPK, który jest zgodny ze standardem Grupy Projektowej PPK.

Użytkownicy naszego systemu kadrowo-płacowego otrzymują moduł w ramach aktualizacji. Aktualizacje są dostarczane przez nas na bieżąco w przypadku zmian prawnych, wprowadzonych udoskonaleń i udogodnień.

PPK to wyzwanie zarówno dla pracodawców, pracowników, jak i dostawców systemów HR.
Właściciele firm mają nowe zadania i ciąży na nich obowiązek wdrożenia, jak i obsługi programu oszczędnościowego. Pracownicy przede wszystkim powinni zrozumieć mechanizm działania PPK, by wiedzieć, jakie mają prawa i obowiązki w tym zakresie. A dla nas, dostawców oprogramowania kadrowo-płacowego, zadaniem jest zapewnienie sprawnej obsługi programu. Musieliśmy sprostać wymogom nie tylko ustawy, ale także firm i użytkowników. Efekt końcowy? iPersonel jest zgodny z obowiązującymi przepisami, dopasowany do profilu firm naszych klientów i przyjazny dla tych, którzy na nim pracują.

Podsumowując, Pracownicze Plany Kapitałowe to nowy program oszczędnościowy, a każdy miesiąc uczestniczenia w nim naszych klientów to dla nas cenna lekcja – wyciągamy wnioski i udoskonalamy swoje rozwiązania. Wdrażamy także specjalne udogodnienia, dopasowując funkcjonalności modułu PPK do indywidualnych potrzeb. Przekładamy przepisy wielostronicowej ustawy na praktyczne rozwiązania – dla Ciebie.

Bądź na bieżąco z iPersonel.

Powyższy artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie ustawy z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych.