E-teczka jest niezbędna dla firm, które chcą sprawnie obsługiwać procesy kadrowo-płacowe. Udowodnimy, że rzeczy czasochłonne wcale nie muszą zabierać dużo czasu, wydatki można zamienić w oszczędności, a swobodny dostęp do informacji to w praktyce najlepiej chroniony dostęp.
Z iPersonel sprawy niemożliwe załatwisz od kliknięcia! Przesadziliśmy? Mamy taką nadzieję! 😉

Czym jest e-teczka?

E-teczka to jeden z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel, który jest elektronicznym odzwierciedleniem papierowej dokumentacji pracowniczej. To miejsce, w którym znajdziesz wszystkie dokumenty pracownika – już od momentu jego ubiegania się o zatrudnienie. Elektroniczne teczki kadrowe sprawiają, że codzienne korzystanie z akt jest proste i wygodne, ponieważ możesz przechowywać tysiące dokumentów, a odnalezienie jednego z nich wymaga od Ciebie zaledwie paru kliknięć.

Jak działa e-teczka?

Jeśli posiadasz papierowe wersje dokumentów to trafią one do systemu w postaci skanów. Każde odwzorowanie cyfrowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdzi jego zgodność z oryginałem. Co więcej, jakość e-dokumentów pozwala na swobodny przegląd akt – bez żadnych wątpliwości co do treści. Po zmianie korzystasz wyłącznie z elektronicznych wersji – bez konieczności weryfikacji z ich tradycyjnymi odpowiednikami.

Jeśli posiadasz już elektroniczne wersje dokumentów to możesz je zaimportować z dowolnego systemu kadrowo-płacowego.

W ten sposób uzupełniasz e-teczkę każdego zatrudnionego pracownika, zapewniając sobie kompletną dokumentację kadrową w jednym miejscu. Jest ona uporządkowana, ponieważ system automatycznie numeruje i przydziela dokumenty do odpowiedniej części teczki. Co ważne, z e-akt korzystasz z dowolnego miejsca i w wybranym czasie.

E-teczka w firmie. Dlaczego warto?

E-teczka to rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić funkcjonowanie działów HR. Digitalizacja to szereg korzyści – dla firmy, pracodawcy, jak i pracowników. Dlaczego e-teczka jest tak istotna i coraz więcej firm decyduje się na jej wdrożenie? Przekonajmy się.

1. Optymalizacja kosztów.
   Wybierając elektroniczne wersje dokumentacji pracowniczej eliminujesz koszty utrzymania archiwum. Nie płacisz za dodatkową powierzchnię, systemy zabezpieczeń, papier, czy prawidłowe zniszczenie akt. Co ważne, w perspektywie czasu inwestycja w oprogramowanie zwróci się nie tylko z powodu kosztów archiwizacji, ale przede wszystkim usprawnień w firmie, o czym już za chwilę się przekonasz.
2. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych.
   E-teczka eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności. Możesz pożegnać ręczne wpisywanie tych samych danych, ponieważ do iPersonel wprowadzasz coś raz i system to zapamiętuje. W ten sposób robisz więcej – przy mniejszym nakładzie pracy.  
3. Oszczędność czasu.
   E-teczka to kompletna baza wiedzy o danym pracowniku. Za pomocą paru kliknięć możesz uzyskać dowolne informacje z całej historii zatrudnienia – bez godzinnych poszukiwań dokumentów w archiwum. E-akta wpływają na sprawny obieg dokumentów w dziale kadrowo-płacowym – bez drukowania i tradycyjnego przekazywania papierów, które z biegiem lat tracą na jakości.
4. Bezpieczeństwo danych.
   Dzięki najwyższym standardom bezpieczeństwa dostęp do e-teczek mają tylko upoważnione osoby. Stosowane zabezpieczenia chronią dane przed wglądem, kopiowaniem i edycją przez osoby trzecie z wnętrza organizacji, jak i z zewnątrz. W tym przypadku bezpieczeństwo to także gwarancja, że wprowadzone dokumenty będą zawsze na swoim miejscu – w nienaruszonym stanie.
5. Swobodny dostęp do informacji.
   Z elektronicznych teczek kadrowych możesz korzystać w dowolnym miejscu i czasie, ponieważ jedyne czego potrzebujesz to laptop, tablet lub telefon i dostęp do internetu. Oznacza to, że najważniejsze dokumenty kadrowo-płacowe masz zawsze pod ręką – wtedy, gdy tego potrzebujesz.

Więcej informacji: e-teczka pracownika

Z iPersonel sprawy niemożliwe załatwisz od kliknięcia!

Proces digitalizacji akt pracowniczych podnosi komfort i efektywność pracy działów kadrowo-płacowych. Jednak decyzja o rozwoju Twojej firmy należy do Ciebie. Wierzymy, że będzie to dobry wybór.

Z chęcią pomożemy Ci w całym procesie digitalizacji. Niemożliwe załatwiamy od kliknięcia, jednak na cuda potrzebujemy trochę więcej czasu. Chociażby dlatego, że najpierw musimy poznać Twoje potrzeby i oczekiwania. Umówmy się na prezentację systemu i przekonajmy się, czego potrzebuje Twój dział kadrowo-płacowy.

Jeśli masz pytanie odnośnie e-teczki: napisz.

Pssst. Może i nie zamienimy wody w wino, ale zmienimy Twój napięty grafik w plan pracy, w którym znajdziesz czas na kawę. 🙂