Baza wiedzy.

Mamy mnóstwo wiedzy i chcemy się nią dzielić! Wszystko to, co powinieneś wiedzieć o kadrach i płacach.

System HR a home office, czyli o przewadze firm z chmurą w czasie epidemii

System HR a home office, czyli o przewadze firm z chmurą w czasie epidemii

Jak system HR wprowadził firmy na home office?

System HR w chmurze pozwolił działom kadrowo-płacowym na płynne przeniesienie systemu pracy na tryb home office w czasie epidemii COVID-19. I to właściwie z dnia na dzień. Firmy, posiadające środowiska cyfrowe, mogły bez problemów zamienić biura na mieszkania, ponieważ do pracy potrzebowały wyłącznie laptopa i dostępu do internetu. Niewątpliwie, dało to im przewagę nad konkurencją, która nie była zdigitalizowana i musiała sprostać nie tylko nowej sytuacji rynkowej spowodowanej epidemią, ale także problemami z wewnętrzną organizacją działań.

System HR a home office: procesy kadrowo-płacowe pod kontrolą

Wielu pracodawców z dystansem podchodzi do zagadnienia pracy zdalnej, obawiając się spadku efektywności. Istotnie, wiele obaw jest słusznych. Jednak wynikają one z kompletnego braku przygotowania technicznego do pracy poza biurem. Rzecz jasna, zmiana miejsca i trybu pracy na home office wcale nie zmienia zakresu obowiązków.

System HR w chmurze umożliwia pracownikom działu kadrowo-płacowego podjęcie pracy niezależnie od miejsca, jak i czasu. Co to oznacza? Pracownicy w czasie pracy zdalnej mogą funkcjonować tak, jak w biurze – z zachowaniem ciągłości wszelkich procesów oraz bez żadnych strat w zakresie efektywności.

W związku z tym, firmy, które mają system HR dostępny w chmurze, są lepiej dostosowane do zmiany warunków pracy w dobie epidemii. Pracownicy HR zdalnie mogą obsłużyć wszystkie czynności kadrowo-płacowe związane z naliczaniem wynagrodzenia, rejestracją czasu pracy, rozliczeniem urlopów, czy bieżącą realizacją wniosków od zatrudnionych. Żaden z tych procesów nie ulega zakłóceniu, ponieważ po zalogowaniu się w systemie, użytkownicy mają dostęp do niezbędnych danych. Co ważne, to dostęp, który umożliwia kompleksową obsługę procesów w dziale kadr i płac –  i to wyłącznie w sposób elektroniczny.

System HR a home office: dokumenty kadrowo-płacowe pod ręką

Przechodząc na tryb pracy zdalnej wcale nie trzeba się obawiać, że w biurze zostawiamy ważne dokumenty, dane, zaświadczenia, formularze, czy inne papierki. Nie trzeba też wdrażać w życie strategii, że należy zabrać tyle, ile się da, ponieważ nigdy nie wiadomo, co może przydać się w danym momencie. Rzecz jasna, dotyczy to firm, które weszły już w fazę powszechnie postępującej digitalizacji.

Skoro mówimy, że w czasie pandemii – w zakresie wewnętrznego funkcjonowania –  firmy poradziły sobie lepiej lub gorzej – to musi być tego jakaś konkretna przyczyna. Z pewnością jest nią elektroniczny dostęp do dokumentacji pracowniczej. Jeśli znajduje się ona w jednym miejscu, wszyscy uprawnieni użytkownicy mają do niej swobodny dostęp – bez wracania się do biura po zapomniane akta, czy proszenia kolegi o wysyłkę lub ksero danego zaświadczenia. Innymi słowy, e-akta nie wymagają fizycznego przechowywania, kopiowania, a także transportowania, co przekłada się na efektywność działu kadrowo-płacowego.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat korzyści e-teczki, przejdź do artykułu poniżej i przekonaj się, czym jest e-teczka, jak działa i dlaczego warto się na nią zdecydować.

E-teczka. Dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?

System HR a home office: elektroniczny obieg dokumentów

Należy wspomnieć także o elektronicznym obiegu dokumentów, czyli nie tylko sprawnej, ale przede wszystkim bezpiecznej metodzie wymiany informacji. Po pierwsze, ścieżka każdego dokumentu jest zabezpieczona, więc nie ma ryzyka wglądu przez osoby trzecie (czego nie można powiedzieć o dokumentach wysłanych np. drogą mailową). Po drugie, eliminuje konieczność przechodzenia papierowego oryginału z rąk do rąk, narażając go zarówno na zgubę, jak i zniszczenie. Po trzecie, wyklucza bezpośredni kontakt pracowników w trakcie przekazywania dokumentów.

Firmy, które zautomatyzowały ten proces, zyskały nie tylko na czasie i wygodzie, ale także na bezpieczeństwie swoich pracowników. W dobie epidemii koronawirusa jest ono priorytetem.

System HR: Portal Pracownika

System HR zapewnia stały kontakt na linii pracodawca – pracownik. Możliwe jest przekazanie najważniejszych informacji oraz rozwiązanie bieżących spraw. Pracownik może złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, poprosić o dostęp do danych dokumentów, czy sprawdzić wysokość swojego wynagrodzenia na elektronicznym pasku płacowym. Z kolei pracodawca lub osoba pracująca w dziale HR – reaguje na dane zgłoszenie w dowolnym momencie za pomocą paru kliknięć w systemie – bez konieczności bezpośrednich spotkań.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na ten temat, kliknij:

Portal Pracownika. 5 spraw kadrowych, które rozwiążesz od ręki

Digitalizacja – trend czy nieunikniona przyszłość?

Bez wątpienia rozwiązania chmurowe są opcją nie tylko na czas epidemii. Firmy, które doświadczyły już digitalizacji niewątpliwie to potwierdzą. Z kolei te, które jeszcze nie posiadają wszystkich elektronicznych zasobów, potwierdzą, że ich praca w czasie masowego przechodzenia na home office byłaby wydajniejsza, gdyby posiadali system HR. Wszystko dlatego, że chmura pozwala pracować w domu, tak jak w biurze.

System HR iPersonel

Masz pytania? Chcesz więcej informacji? Umów się na prezentację oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel. Umawiam się!

Pobierz darmowy e-book <span>o Pracowniczych Planach Kapitałowych</span>

Pobierz darmowy e-book o Pracowniczych Planach Kapitałowych

 

W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.

Akceptuję