Od 1 lipca 2020 r. wdrożenie PPK obejmuje firmy zatrudniające co najmniej 20 osób. To trzecia faza wprowadzania Pracowniczych Planów Kapitałowych. Epidemia koronawirusa zaburzyła nieco harmonogram dotychczasowych wdrożeń. Specustawa wydłużyła maksymalne terminy na zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK. W artykule wyjaśnimy, jakie obowiązki czekają pracodawców w związku z wdrożeniem planu oszczędzania, a także ile mają na to czasu.

Wdrożenie PPK – III faza – daty

PPK wdrażane są etapami. W lipcu 2019 r. jako pierwsze do programu dołączyły firmy, które zatrudniają więcej niż 250 pracowników. Następnie od 1 stycznia 2020 r. podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób. Od 1 lipca 2020 r. do PPK dołączyły firmy, posiadające co najmniej 20 pracowników, według stanu na 31 grudnia 2019 r. Każdego z przedsiębiorców obowiązywały terminy na realizację obowiązków, wynikających z wdrożenia programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. W związku z epidemią COVID-19, terminy firm, znajdujących się w trzeciej fazie uległy wydłużeniu.

Nowe maksymalne terminy dla pracodawców z II fazy wdrożenia PPK to:

• 27 października 2020 r. – na zawarcie umowy o PPK;
• 10 listopada 2020 r. – na zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

Wdrożenie PPK. 3 obowiązki pracodawcy

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie to szereg obowiązków dla pracodawców. O czym muszą pamiętać przedsiębiorcy, by spełnić ustawowe wymogi?

1. Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego.
2. Wybór instytucji finansowej.
     – Umowa o zarządzanie PPK.
     – Umowa o prowadzenie PPK.
3. Poinformowanie pracowników.

Sprawdźmy, co dokładnie kryje się za tymi obowiązkami.

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego

Niezwykle ważną rzeczą jest aktualizacja oprogramowania kadrowo-płacowego i dostosowanie go do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dostawcy IT powinni zapewnić firmom niezbędne funkcje, pozwalające spełnić ustawowe obowiązki. Jakie funkcjonalności musi posiadać Twój system kadrowo-płacowy do obsługi PPK? W poniższym artykule znajdziesz wszystkie funkcje wraz z uzasadnieniem konieczności ich zastosowania.

PPK a system kadrowo-płacowy. 9 funkcji oprogramowania, niezbędnych do obsługi PPK

Procedura wyboru instytucji finansowej

Pracodawca jest zobowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz swoich pracowników. Musi to zrobić, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę. Rzecz jasna, od ilości zatrudnionych osób zależne są terminy, w których musi to zrobić.

Pracodawca zawiera umowę z instytucją finansową w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Umowę o zarządzanie PPK zawiera nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

Umowa o zarządzanie PPK

Wiemy już, że pracodawca musi zawrzeć umowę z instytucją finansową. Jednak jak powinna wyglądać procedura jej wyboru?

Podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli taka nie funkcjonuje, konieczne jest porozumienie z reprezentacją pracowników, która została wyłoniona w sposób ogólnie przyjęty w firmie. Oznacza to, że pracodawca nie może samodzielnie podjąć decyzji w tym zakresie.

Praktyka działania firm jest różna – kilka związków zawodowych, odmienne regulaminy, a czasem nawet ich brak. Jak wówczas powinien przebiegać proces wyboru instytucji finansowej?

• W firmie działa kilka organizacji związkowych.

Ustawa o PPK nie wskazuje, co w sytuacji, gdy na terenie zakładu funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa. W związku z tym, można przyjąć, że wybór powinien być wynikiem porozumienia ze wszystkimi działającymi związkami.

• Firma nie ma wewnętrznego regulaminu wyboru reprezentacji.

Ustawa nie wskazuje również na tryb wyłonienia reprezentacji pracowników, z którą należy uzgodnić taką decyzję. Uzależnione jest to od wewnątrzzakładowych przepisów. Jeśli takich nie ma, pracodawca powinien zadbać o opracowanie regulaminu, przedstawiającego zasady wyłonienia reprezentacji pracowników. Należy zadbać o równość, powszechność i tajność takich wyborów, a także fakt, by wszystkie osoby zatrudnione miały czynne i bierne prawo udziału w nich. Działania mają prowadzić do tego, by wybór reprezentacji nie był jednostronną decyzją pracodawcy, lecz pracowników. Eksperci mają podzielone zdania co do ilości członków reprezentacji. Są zwolennicy podejścia, twierdzący, że brak zapisów w ustawie daje możliwość wyboru tylko jednej osoby. Inni wskazują na co najmniej dwie osoby lub uzależnienie liczby członków od ilości zatrudnionych. W przypadku większej ilości osób, warto przemyśleć nieparzysty skład, by uniknąć równomiernego rozłożenia głosów.

Co ważne, regulamin powinien mieć formę pisemną. Warto go również odpowiednio wcześniej ogłosić, by dać pracownikom szansę na zapoznanie się z nim.

• W firmie działa rada pracowników lub komisja socjalna.

Rada pracowników działa niezależnie od innych przedstawicielstw pracowników, np. związków zawodowych. Działająca w firmie rada pracowników lub komisja socjalna nie uzyskuje automatycznie uprawnień reprezentatywnych osób zatrudnionych. Wynika to z faktu, że program PPK oprócz pracowników obejmuje także innych zatrudnionych, np.  zleceniobiorców, członków zarządu czy menadżerów. Oczywiście, może przejąć te uprawnienia. Jednak powinna przejąć tę rolę na podstawie osobnego umocowania, np. poprzez uzyskanie poparcia w głosowaniu.

Jeśli na miesiąc przed upływem maksymalnego terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie zostanie zawarte porozumienie w zakresie wyboru instytucji finansowej, pracodawca może sam podjąć decyzję w tym zakresie.

Umowa o zarządzanie PPK – to musisz wiedzieć!

1. Pracodawca, który nie zawrze umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 % funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego.
2. Umowa o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową nie może mieć mniej korzystnych warunków od tych prezentowanych przez tę instytucję finansową w Portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy.
3. Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o PPK.
4. Podmiot zatrudniający musi podpisać umowę o zarządzanie PPK nawet w przypadku, gdy wszyscy zatrudnieni złożyli oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w programie oszczędnościowym.
5. Umowa o zarządzanie PPK podlega wpisowi do ewidencji PPK, która jest prowadzona przez Polski Fundusz Rozwoju S.A.

Umowa o prowadzenie PPK

Pracodawca po podpisaniu umowy z instytucją finansową jest zobowiązany do podpisania umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz swoich zatrudnionych. Załącznikiem jest lista pracowników, którzy zdeklarowali swoje uczestnictwo w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Lista uczestników będzie aktualizowana, jednak nie zmienia to w żaden sposób umowy.

Wdrożenie PPK. Obowiązek informacyjny

Warto przeprowadzić działania informacyjne związane z wdrożeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie. Dotyczy to zarówno przedstawienia zatrudnionym zasad programu PPK, jak i kwestii organizacyjnych, np. dotyczących zarządzania ich oszczędnościami przez daną instytucję finansową. O ile pracownicy, którzy brali udział w wyborze instytucji finansowej, są wtajemniczeni w takie aspekty, jak kryteria wyboru instytucji czy korzyści – to pozostali niekoniecznie. W związku z tym, koniecznym wydaje się uświadomienie pracowników w tych kluczowych sprawach. Zaleca się informowanie, jednak nie jest to obowiązkiem pracodawcy.

Nieco inaczej wygląda sytuacja po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Wówczas zwiększa się zakres informacji, które pracodawca musi przekazać swoim pracowników. Jakie pracodawca ma obowiązki informacyjne względem zatrudnionych?

1. Poinformowanie pracowników, którzy mieli zawarte umowy z inną instytucją finansową o tym, że mają obowiązek w ich imieniu złożyć wniosek do tej instytucji o wypłatę transferową zgromadzonych tam środków. Sytuacja może mieć miejsce, np. w przypadku zmiany pracy.
2. Poinformowanie o wnioskowanym przystąpieniu do PPK pracowników między 55. a 69. rokiem życia.
3. Informacja o automatycznym zapisie do PPK po czterech latach od rezygnacji z uczestnictwa.
4. Informacja o możliwości i o zmianach wysokości wpłat.

Do szerokiej akcji informacyjnej zobowiązana jest instytucja finansowa, ponieważ musi ona przekazać wiadomości na temat warunków uczestnictwa, uprawnieniach i obowiązkach podmiotu zatrudniającego i osoby zatrudnionej w związku z uczestnictwem w programie PPK.

Wniosek? Należy zadbać o kompleksowe materiały, usprawniające komunikację z pracownikami w zakresie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Z pewnością to nie zaszkodzi, a wręcz może stać się jednym z elementów employer branding.

Pracownicze Plany Kapitałowe w iPersonel

Oprogramowanie kadrowo-płacowe iPersonel posiada moduł PPK, który jest zgodny ze standardem Grupy Projektowej PPK. Innymi słowy, system jest w pełni przystosowany do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Użytkownicy naszego systemu otrzymują moduł PPK w ramach aktualizacji. Co ważne, aktualizacje dostarczamy na bieżąco w przypadku zmian prawnych, jak i wprowadzonych udoskonaleń i udogodnień technologicznych.

Czeka Cię wdrożenie PPK? Jeśli potrzebujesz systemu kadrowo-płacowego, który obsłuży PPK w Twojej firmie: napisz.

Z chęcią zaprezentujemy Ci iPersonel w formie zdalnej prezentacji.

PPK w pigułce. E-book

Więcej informacjo o PPK przygotowaliśmy dla Ciebie w e-booku. Jak go pobrać?

1. Zapisz się do newslettera (link poniżej).
2. Potwierdź zapis.
3. Wyczekuj drugiej wiadomości z e-bookiem.

E-book. Sezamie, otwórz się! Czyli skarbnica wiedzy o PPK

Przejdźmy razem przez bezlitosne procedury i formalności.

iPersonel & Kadry w pigułce

Naliczanie wpłat do PPK to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Razem z naszym ekspertem w dziedzinie prawa pracy Donatą Hermann-Marciniak przygotowaliśmy artykuł, w którym przybliżamy tę tematykę.
👉 Wskazujemy, jak prawidłowo naliczać wpłaty do PPK.
👉 Podajemy narzędzia, które pomagają w naliczaniu składek.
👉 Informujemy, jakie funkcje powinien posiadać system kadrowo-płacowy do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Artykuł znajduje się na blogu Kadry w pigułce:

Naliczanie wpłat do PPK – wyjaśnienia + przydatne narzędzia

Sięgnij po więcej wiedzy, przetestuj bezpłatnie narzędzia i przygotuj swój dział kadrowo-płacowy do Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Miłej lektury!

Artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych.